Modèle de fiche de poste en association : la trame commentée
Qui, chez vous, prépare les termes de référence du prochain atelier ? Posez la question séparément à trois membres de votre équipe et comparez les réponses. Si elles diffèrent, vous tenez l’explication de la moitié des tensions de votre structure.
Le document qui règle ce problème tient sur une page. Il coûte une heure à écrire, il se relit une fois par an, et il évite des semaines de discussions circulaires.
Quatre usages, dont deux auxquels on ne pense jamais
Le premier usage est le recrutement. Une annonce se rédige en quinze minutes quand la fiche existe, et les candidatures reçues correspondent à ce que vous cherchiez.
Le deuxième est le quotidien. Quand un désaccord surgit sur l’attribution d’une tâche, la fiche tranche à froid, sans que personne n’ait à hausser le ton.
Le troisième est l’évaluation. Aucun entretien annuel ne tient debout si les deux parties n’ont pas la même idée du périmètre du poste, comme le rappelle notre article sur la conduite de l’entretien annuel.
Le quatrième surprend souvent les responsables : un auditeur ou un chargé de programme qui contrôle un projet demande fréquemment les fiches de poste des personnes imputées sur le budget, pour vérifier que le temps facturé correspond à des fonctions réelles. Ce document appartient donc au socle documentaire de l’organisation, au même titre que ceux décrits dans notre guide du manuel de procédures.
Les blocs d’une fiche qui sert à quelque chose
Intitulé du poste. Restez sobre et lisible par un tiers. « Chargé de suivi-évaluation » se comprend partout, « responsable de la transformation opérationnelle » ne se comprend nulle part. L’intitulé doit correspondre à ce qui figurera sur le contrat et sur les documents du projet.
Rattachement. Qui est le supérieur direct, et à qui la personne rend compte fonctionnellement quand elle travaille sur un projet dont le chef n’est pas son responsable hiérarchique. Dans une structure où un coordinateur de terrain dépend du directeur mais travaille au quotidien avec le chargé de projet, cette double ligne doit être écrite.
Raison d’être. Deux lignes qui disent pourquoi le poste existe. « Le poste garantit que les données de terrain des trois communes d’intervention remontent complètes et à l’heure, et que les rapports du projet s’appuient sur des chiffres vérifiables. » Cette phrase est celle que la personne relira les jours où elle se demande à quoi elle sert.
Activités principales. Groupez les en trois ou quatre domaines, avec des verbes d’action à l’infinitif. Six à dix activités suffisent. Au delà, vous décrivez une journée plutôt qu’un poste.
Résultats attendus. Les livrables récurrents, avec leur périodicité. Le rapport mensuel de collecte, la base de données mise à jour chaque semaine, le compte rendu de mission dans les cinq jours suivant le retour.
Périmètre de décision. Le bloc le plus utile, et celui qui manque presque partout.
Relations. Avec qui la personne travaille en interne, et qui elle représente à l’extérieur. Une ligne du type « représente l’organisation auprès des chefs de village et des agents de la mairie, sans engager financièrement la structure » évite des malentendus graves.
Conditions d’exercice. Lieu de travail, fréquence des déplacements, saisons de terrain, moyens fournis (moto, forfait téléphone, ordinateur, tablette de collecte). Une personne qui découvre après signature qu’elle doit se déplacer huit jours par mois sur sa propre moto se sent trompée, à juste titre.
Profil recherché. Séparez nettement ce qui est exigé de ce qui est souhaité. Trois exigences maximum, sinon vous écartez des candidats capables.
Durée et rattachement budgétaire. Le poste est financé par quelle ligne, de quel projet, jusqu’à quelle date. Cette mention interne évite les découvertes brutales et se relie directement à la construction du budget de projet présenté au bailleur.
Le bloc que presque personne ne remplit
Le périmètre de décision se rédige en trois colonnes.
Ce que la personne engage seule : commander un taxi pour une mission déjà validée, arrêter une séance de collecte si la sécurité l’exige, répondre à une demande d’information courante d’un partenaire.
Ce qu’elle prépare et fait valider : le budget d’une mission, un courrier officiel, une modification du calendrier d’activité, l’achat d’un équipement.
Ce qu’elle transmet sans y toucher : toute sollicitation d’un financeur, toute demande de la préfecture ou de la mairie portant sur la situation juridique de la structure, tout recrutement.
Écrire ces trois colonnes prend dix minutes et supprime la question « est ce que j’avais le droit ? » qui empoisonne les petites équipes. Elles s’articulent avec la répartition générale des pouvoirs traitée dans notre article sur le partage des rôles entre bureau, direction et équipe terrain et dans le guide de séparation entre gouvernance, direction et contrôle.
Un exemple fictif, avec ses défauts corrigés
Prenons une association imaginaire qui met en œuvre un projet d’alphabétisation dans deux communes, et qui recrute un animateur de zone.
Première version, telle qu’elle sort spontanément : « Assurer la bonne exécution des activités du projet, participer aux réunions, contribuer au suivi et effectuer toute autre tâche confiée par la hiérarchie. »
Deuxième version, après une heure de travail : « Organiser et animer douze séances d’alphabétisation par mois dans les deux communes. Tenir à jour la liste de présence des apprenants et la transmettre le 3 de chaque mois au chargé de suivi. Identifier et signaler les abandons dans la semaine où ils surviennent. Préparer les commandes de fournitures et les soumettre au coordinateur pour validation. »
La seconde version se vérifie, se discute et s’évalue. La première ne permet ni de recruter, ni de corriger, ni de féliciter.
Les formulations qui fabriquent les conflits
Quatre expressions reviennent sans cesse et mériteraient de disparaître des fiches de poste associatives.
« Et toute autre tâche confiée par la hiérarchie » ouvre la porte à tout, et donc à rien. Si vous voulez de la souplesse, écrivez la limite : « peut être sollicité ponctuellement sur les activités des autres projets, dans la limite de deux jours par mois, après accord de son responsable ».
« Polyvalent » signifie généralement que le poste n’a pas été défini. « Autonome » sert souvent à dire qu’aucun accompagnement n’est prévu. « Être force de proposition » n’a jamais permis d’évaluer personne.
Remplacez enfin les verbes creux. « Participer à », « appuyer », « contribuer à » et « assurer » décrivent une posture. Préférez « rédiger », « animer », « transmettre », « vérifier », « former », « convoquer », « archiver ». Un verbe qui décrit un geste observable permet de constater si le travail a été fait.
La méthode pour écrire la fiche en une heure, à deux
Asseyez vous avec la personne concernée quand le poste existe déjà.
Demandez lui de lister tout ce qu’elle a fait la semaine précédente, sans filtre. Ajoutez ce qu’elle fait aux périodes de pointe et qui n’apparaît pas sur une semaine ordinaire. Complétez avec ce que vous attendez d’elle et qui ne figure nulle part dans sa liste, c’est là que les malentendus se révèlent.
Regroupez ensuite en trois ou quatre domaines, coupez ce qui relève du détail, écrivez le périmètre de décision, relisez à voix haute et signez tous les deux. Rangez un exemplaire dans le dossier du personnel et un dans l’espace partagé, selon l’arborescence décrite dans notre article sur le classement et l’archivage des documents.
Les variantes selon le type d’engagement
Pour un salarié, la fiche accompagne le contrat sans le remplacer. Les points juridiques se traitent séparément, comme l’explique notre article sur le recrutement et la contractualisation dans une ONG.
Pour un prestataire ou un vacataire, remplacez la fiche par un document de mission : livrables, échéances, modalités de paiement, et absence de lien de subordination. Le maintien de cette frontière est détaillé dans contrat de consultance ou contrat de travail.
Pour un bénévole, une demi page suffit, avec le volume horaire et la durée de l’engagement, selon la trame proposée dans recruter et fidéliser des bénévoles.
Pour un stagiaire, ajoutez le nom du tuteur et les compétences que le stage doit permettre d’acquérir, puisque c’est ce que l’établissement vérifiera.
Faire vivre le document au lieu de l’enterrer
Une fiche de poste écrite une fois et jamais rouverte redevient un papier mort en une saison.
Relisez la à chaque entretien annuel, avec un stylo, et modifiez ce qui a changé. Reprenez la à chaque démarrage de projet, parce que les financements discontinus déplacent constamment le contenu réel des postes. Et actualisez la quand une personne part, avant de recruter, pour éviter de chercher un clone de celle qui s’en va.
L’ensemble de ces documents forme la colonne vertébrale de l’organisation du travail décrite dans notre guide sur l’animation d’une équipe projet dans une petite structure.
Faire écrire vos fiches de poste avec un regard extérieur
Nous accompagnons les organisations sur la description de leurs postes en formation : atelier d’écriture avec l’équipe, trame adaptée à votre structure, relecture des fiches existantes et mise en cohérence avec vos projets financés. Prenez rendez vous pour une première séance, au +229 01 95 16 72 63 ou à contact@nassika-business.com, du lundi au vendredi de 8h30 à 18h00.
