SYCEBNL : démarrer la comptabilité d’une petite ONG

Le 22 décembre 2022, à Niamey, le Conseil des ministres de l’OHADA a adopté l’Acte uniforme relatif au Système comptable des entités à but non lucratif, que tout le monde appelle désormais le SYCEBNL. Le texte est entré en vigueur le 1er janvier 2024.

Pour la première fois, les organisations à but non lucratif de l’espace OHADA disposent d’un référentiel comptable écrit pour elles, au lieu d’adapter tant bien que mal un plan comptable conçu pour des entreprises commerciales. Le dispositif s’adresse aux associations, aux ordres professionnels et entités assimilées, ainsi qu’aux projets de développement et assimilés.

Pour une ONG béninoise de six personnes qui tient ses comptes sur un cahier et un tableur, la question pratique reste entière : par où commencer ? Cet article répond à celle-là.

Ce que le référentiel apporte à une petite organisation

Le SYCEBNL est structuré en quatre parties : les définitions et le cadre conceptuel, la structure et le fonctionnement des comptes, les opérations et problèmes spécifiques, puis la présentation des états financiers. Cette architecture dit déjà l’essentiel du projet : donner un langage commun à des entités qui n’en avaient pas.

Trois apports comptent vraiment au quotidien.

Le traitement des ressources selon leur affectation. Une organisation à but non lucratif reçoit des ressources dont beaucoup sont fléchées vers une action précise, pour une période précise. Le référentiel donne une grammaire pour distinguer ce qui est libre d’emploi de ce qui est affecté, et pour montrer ce qui reste à employer à la clôture. C’est exactement ce qu’un bailleur cherche à lire, et c’est ce qu’un tableur artisanal restitue mal.

La traçabilité des ressources reçues. Le dispositif s’inscrit dans les efforts de lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme, ce que l’OHADA a explicitement mis en avant lors de l’adoption du texte. La question de la tenue du registre des donateurs a fait l’objet de précisions spécifiques. Concrètement, votre comptabilité doit permettre de dire d’où vient chaque ressource, dans quelles conditions, et à quoi elle a servi.

Des états financiers normalisés. Quand deux organisations présentent leurs comptes selon la même grammaire, un financeur peut les comparer, une banque peut les lire, un auditeur perd moins de temps. Cette lisibilité est un atout commercial pour une structure qui cherche des financements.

Le référentiel prévoit des modalités adaptées à la taille et à la nature de l’entité. La modalité applicable à votre organisation se confirme avec un professionnel comptable, en fonction de votre volume d’activité et de votre nature juridique, avant de figer votre plan de comptes.

Les six semaines de démarrage

Voici un enchaînement testé sur des structures de trois à quinze personnes. Il tient dans six semaines si une personne y consacre deux demi-journées par semaine.

Semaine 1 : la photographie de départ

Vous ne pouvez pas ouvrir une comptabilité sans savoir ce que l’organisation possède et ce qu’elle doit. Comptez physiquement la caisse et faites signer le comptage. Sortez les relevés de tous les comptes bancaires, y compris ceux ouverts pour un projet et oubliés depuis. Listez le matériel avec sa date d’acquisition et son coût, même approximatif. Recensez les sommes dues aux fournisseurs, les salaires en instance, les avances non justifiées, et les fonds de projet reçus mais non encore dépensés.

Cette dernière ligne est celle que les petites organisations oublient systématiquement, et c’est la plus importante : un solde bancaire n’est pas une richesse quand il correspond à des fonds affectés à des activités non réalisées.

Semaine 2 : choisir l’outil et s’y tenir

Un tableur suffit pour une structure qui compte moins d’une centaine d’écritures par mois, à condition qu’il soit verrouillé, sauvegardé et tenu par une seule personne. Au-delà, un logiciel devient plus sûr, parce qu’il empêche la modification rétroactive d’une écriture validée.

Le critère de choix qui prime sur tous les autres reste la capacité à produire les états attendus par votre référentiel et à sortir un grand livre par ligne de financement. Notre article sur les outils numériques à choisir sans se ruiner détaille les arbitrages. Quel que soit le support, appliquez la règle de sauvegarde décrite dans l’article consacré à la sauvegarde des données.

Semaine 3 : le plan de comptes et la grille d’affectation

Prenez le plan de comptes du référentiel et ne gardez que les comptes que vous utiliserez réellement. Une organisation de six personnes en utilise rarement plus de soixante. Un plan de comptes surdimensionné se traduit toujours par des imputations approximatives.

Ajoutez ensuite une deuxième dimension, la plus utile de toutes : un code par financement. Chaque écriture porte alors un compte et un code projet. C’est ce couple qui vous permettra de sortir en une manipulation le détail des dépenses d’un bailleur le jour où il le demande, et de bâtir sans douleur votre rapport financier de projet.

Semaine 4 : le circuit des pièces

Une comptabilité vaut ce que valent ses justificatifs. Écrivez le circuit : qui engage la dépense, qui autorise, qui paie, qui classe. Numérotez les pièces en série continue et reportez ce numéro sur l’écriture.

Fixez aussi vos règles de caisse : plafond d’espèces, journal tenu à jour quotidiennement, comptage contradictoire périodique. Les bases sont rappelées dans notre article sur la gestion financière d’une association, et l’organisation physique et numérique des dossiers dans l’arborescence d’archivage qui tient dix ans.

Semaines 5 et 6 : la reprise et le premier arrêté

Saisissez la situation d’ouverture, puis reprenez les opérations de l’exercice en cours depuis le début. Arrêtez ensuite un premier mois complet : rapprochement bancaire, comptage de caisse, contrôle des avances, édition du grand livre et de la balance.

Un rapprochement bancaire mensuel signé par deux personnes différentes règle à lui seul la majorité des problèmes que rencontrent les petites organisations. Faites-en une habitude avant de chercher la perfection ailleurs.

Les cinq erreurs de démarrage

Mélanger le compte personnel du dirigeant et le compte de l’organisation. Cette pratique, courante au démarrage, rend toute reconstitution impossible et fragilise l’organisation lors d’un contrôle.

Enregistrer une subvention pluriannuelle comme une ressource de l’année de son encaissement. Le résultat affiché devient faux dans les deux sens : excédent artificiel la première année, déficit artificiel les suivantes.

Traiter les contributions en nature comme si elles n’existaient pas. Un local prêté, des heures de bénévolat encadrées, du matériel donné : leur traitement obéit à des règles précises, à faire valider plutôt qu’à improviser.

Laisser courir les avances non justifiées. Une avance de mission non soldée au retour devient une créance sur une personne, et parfois une créance irrécouvrable trois ans plus tard.

Confondre comptabilité et fiscalité. Tenir des comptes conformes ne dit rien de vos obligations déclaratives, qui suivent leur propre logique : voyez ce qui est imposable dans une association au Bénin et, en cas de doute sur un régime, la méthode de vérification des exonérations.

L’effet sur vos financements

Une comptabilité conforme change trois choses dans votre relation aux financeurs.

Elle raccourcit les audits. Un auditeur qui trouve une balance, un grand livre par projet et des pièces numérotées travaille vite et relève peu. La liste des pièces à préparer figure dans notre checklist de préparation d’audit financier.

Elle rend possibles les financements plus lourds. Beaucoup de guichets exigent des états financiers des deux ou trois derniers exercices avant d’instruire un dossier. Une organisation qui n’en produit pas s’exclut d’elle-même.

Elle protège les dirigeants. Des comptes tenus et approuvés par les organes compétents, avec les registres obligatoires d’une association à jour, constituent la meilleure défense en cas de contestation interne.

Écrire la règle avant de saisir la première écriture

Tout ce qui précède gagne à être écrit dans un chapitre comptable et financier du manuel de procédures de votre organisation : plan de comptes retenu, codes de financement, seuils d’autorisation, circuit des pièces, calendrier des arrêtés, durée de conservation. Trente pages au maximum, qui survivront au départ du comptable.

Nassika Business rédige ce chapitre dans le cadre de sa prestation de rédaction de manuel de procédures et forme l’équipe à l’appliquer. Sur le volet déclaratif, l’article consacré à l’accompagnement des obligations courantes décrit le périmètre d’une mission complète.

Démarrer proprement, une fois pour toutes

Si votre organisation tient encore ses comptes sur un cahier ou sur un tableur hérité d’un ancien trésorier, prenez rendez-vous avec un de nos quatre experts. Nous établissons votre situation d’ouverture, nous construisons votre plan de comptes et vos codes de financement, et nous formons la personne qui saisira. Écrivez à contact@nassika-business.com ou passez au bureau de Tankpè, 1er étage Pharmabel, à Abomey-Calavi.